Gyldendal A/S’ privatlivspolitik for medlemmer af Gyldendals Bogklubber

Sidst opdateret den 24. maj 2018

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Gyldendals Bogklubber (”vi” eller ”os”) håndterer dine personoplysninger.

Privatlivspolitikken vedrører de personoplysninger, som du afgiver til os, når du melder dig ind i Gyldendals Bogklubber, når du modtager vores nyhedsbrev, når du køber produkter hos os, når du kommunikerer med kundeservice, og de oplysninger, som vi indsamler, når du besøger vores hjemmesider.

Dataansvarlig:

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er:

Gyldendal A/S
Cvr. nr. 58200115
Klareboderne 3
1001 København K
Telefon 33 75 55 55
E-mail: gyldendal@gyldendal.dk

Indsamling og brug af personoplysninger

Når du melder dig ind i Gyldendals Bogklubber:
Når du melder dig ind i Gyldendals Bogklubber, registrerer vi dit navn, din adresse, (evt. din arbejdsadresse, hvis du ønsker levering hertil), din mailadresse og dit telefonnummer, således at vi kan sende nyhedsbreve og medlemsblade til dig og levere bøger til dig. Vi registrerer også dit køn og din fødselsdato for at kunne placere dig i en kundegruppe, der passer til dig. Endelig registrerer vi dit login sammen med dit medlemsnummer. Dit password registreres maskinelt. Vores medarbejdere kan ikke tilgå dette.

Når du handler på Bogklubbernes hjemmesider:
For at forbedre din brugeroplevelse og kunne give dig relevant service, herunder gennemføre din bestilling og levere til dig, kan vi indsamle nedenstående oplysninger:
  • Oplysninger om din købshistorik, herunder hvad du har købt, købstidspunkt, betalingsmiddel, kredit- og andre betalingsoplysninger, samt tracking-nr. på pakkeleverancer
  • Dine præferencer
  • Oplysninger om din browseradfærd på hjemmesiden
  • Oplysninger om, hvornår du klikker på en af vores annoncer, herunder de annoncer der vises på andre samarbejdspartneres hjemmesider
  • Oplysninger om, hvordan du i øvrigt benytter vores digitale tjenester, herunder styresystem, IP-adresse, og browserdetaljer
Se nærmere herom i vores cookie-politik.

Når du benytter "Min Konto" hos os
”Min Konto” er din personlige side hos os, hvor du kan se din profil. Du kan til enhver tid selv opdatere og tilrette dine oplysninger på din profil.
Ud over de oplysninger, som vi registrerede i forbindelse med din indmeldelse, samler vi nedenstående personoplysninger på din side:
  • Oplysninger om dit medlemskab, herunder din indmeldelsesdato og hvorvidt du har opfyldt den købsforpligtelse, der er tilknyttet dit medlemskab
  • Din tilmelding til nyhedsbreve
  • Din adgangskode
  • Dine anmeldelser af bøger og de stjerner, som du giver vores bøger, hvis du har valgt at benytte denne funktion
  • Din huskeliste, hvis du har valgt at oprette en sådan
  • Dine ferieperioder, hvis du vil afbestille bøger på forhånd
  • Dine bestillinger og afbestillinger, dit ordrenummer og fakturanummer hvis du har købt produkter på vores hjemmeside
  • Oplysninger om typen af betalingskort, hvis du er tilmeldt automatisk kortbetaling. (Vi registrerer ikke kort- eller kontooplysninger. Disse oplysninger behandles af det selskab, der varetager vores betalingsløsning. Selskabet er selvstændigt dataansvarlig for disse oplysninger)
  • Oplysninger om at du er tilmeldt Betalingsservice, hvis dette er tilfældet
Når du søger på vores hjemmesider:
For at forbedre din brugeroplevelse og de ydelser, vi tilbyder, registrerer vi oplysninger om, hvordan du som bruger anvender vores websites og udarbejder statistik herover. Statistikken anvendes kun i opsummeret form, f.eks. til at se hvilke sider og browsere vores kunder anvender mest. Se nærmere herom i vores cookie-politik.

I den forbindelse kan vi indsamle nedenstående personoplysninger:
  • Oplysninger om din browseradfærd på vores hjemmesider
  • Oplysninger om, hvornår du klikker på en af vores annoncer, herunder de annoncer der vises på andre samarbejdspartneres hjemmesider
  • Oplysninger om, hvordan du i øvrigt benytter vores digitale tjenester, herunder styresystem, IP-adresse og browserdetaljer
  • Dine præferencer baseret på filtreringen af dine søgninger.
For at kunne levere markedsføring og tilpasset markedsføring til dig
Vi vil gerne sikre, at vores markedsføringsmateriale, herunder vores online annoncering, vedrørende Bogklubbernes produkter og tjenester samt varer og tjenester fra øvrige selskaber i Gyldendal-koncernen er relevant for dig. Vi kan derfor kombinere og analysere de personlige oplysninger, vi har om dig, herunder oplysninger om dine tidligere køb, browservaner og søgeindstillinger, når du benytter vores hjemmeside, til at finde ud af, hvilke produkter, tjenester og informationer, du er mest interesseret i. På den måde kan vi målrette vores markedsføring til dig, så du kan få de tilbud, der er relevante for netop dig.

Du kan læse mere om, hvordan vi indsamler information via din browser i vores cookie-politik.

Vi kan med mellemrum sende dig relevante tilbud eller nyheder om vores produkter og tjenester. Vi kan derfor kontakte dig med markedsføringskommunikation via e-mail, sms, pushnotes, breve og telefon. Vi kan også sende dig oplysninger om produkter og tjenester fra andre selskaber i Gyldendal-koncernen, som vi mener kan være interessante for dig. Det gør vi kun, hvis du tidligere har accepteret at modtage denne form for markedsføringsmateriale.
Hvis du ikke ønsker at modtage målrettet markedsføring fra os, kan du til enhver tid afvise dette ved at give os besked via kontaktoplysningerne længst nede i denne Privatlivspolitik.

Du vil i så fald alene modtage generel markedsføring fra den bogklub, du er medlem af. Du vil endvidere fortsat modtage materiale i relation til tjenester fra os, f.eks. ordrebekræftelser og andre oplysninger om brugen af vores produkter og tjenester.

Når du kontakter os, vi kontakter dig, eller du deltager i kampagner, konkurrencer, undersøgelser eller besvarer spørgeskemaer om Gyldendals Bogklubber:
For at kunne besvare dine henvendelser, korrespondere med dig, administrere konkurrencer og kampagner mv. indsamler vi de personoplysninger, som du opgiver, når du er i kontakt med os, f.eks. via e-mail, brev, telefon eller sociale medier:
  • Navn, brugernavn, medlemsnummer og e-mailadresse
  • Oplysninger om e-mails og anden digital kommunikation, som vi sender til dig, som du åbner, herunder de links deri, som du klikker på
  • Din feedback og bidrag til kundeundersøgelser og spørgeskemaer
  • Hvis du er blevet informeret om det før samtalen, kan vi optage telefonopkald til uddannelsesmæssige formål, når du kontakter os
Se nærmere herom i vores cookie-politik.

Personoplysninger fra andre kilder
For at holde dine personoplysninger korrekte og opdaterede, kan vi indsamle supplerende og opdaterede oplysninger, som f.eks. adresser, fra private eller offentlige registre.
Vi kan også anvende personoplysninger fra andre kilder, f.eks. specialiserede firmaer, der leverer oplysninger, hvis det er nødvendigt for os, for at kunne administrere en ydelse, du har forespurgt.
Vi modtager også kontaktoplysninger på potentielle medlemmer fra vore samarbejdspartnere, hvis den pågældende – f.eks. i forbindelse med en konkurrence hos samarbejdspartneren – har givet samtykke til at blive kontaktet af os. Disse oplysninger sletter vi igen, hvis en opringning til den pågældende ikke resulterer i en indmeldelse i en af Gyldendals Bogklubber.

Behandlingsgrundlag

Vi sikrer os altid, at vi har et fyldestgørende grundlag for at behandle dine personoplysninger. Når vi behandler dine personoplysninger som angivet i denne Privatlivspolitik, gør vi det på basis af et eller flere af følgende grundlag:
  • En nødvendighed for at opfylde en kontrakt eller aftale med dig, eller for at gennemføre foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt eller aftale (fx at indsamle adresseoplysninger, således at vi kan sende dig klubmateriale og levere bestilte produkter til dig)
  • En retlig forpligtelse, der påhviler os efter anden lovgivning (fx at opbevare fakturaoplysninger som krævet efter Bogføringsloven)
  • Vores berettigede interesse, hvis dine interesser eller rettigheder ikke går forud herfor (fx når vi benytter dine oplysninger til at vurdere, hvordan vi bedst kommunikerer med dig, således at vi præsenterer dig for den information og de produkter, som interesserer dig)
  • Dit samtykke. Såfremt vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid


Hvem deler vi dine personoplysninger med

Vi kan dele dine personoplysninger med:
  • IT-leverandører, fragtfirmaer, call-centre, finansielle institutioner og lignende leverandører og samarbejdspartnere til håndtering af leverancen af de produkter og serviceydelser, du benytter
  • Offentlige myndigheder, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine personoplysninger
Vi deler kun de oplysninger, der er nødvendige, for at vore samarbejdspartnere kan levere deres tjenester. Vores samarbejdspartnere fungerer som databehandlere for os og arbejder udelukkende efter vores instruks. De har dermed ikke ret til selv at beslutte, hvad dine personoplysninger skal bruges til, og vi bevarer kontrollen over oplysningerne. Vi har indgået aftaler med vores samarbejdspartnere, der sikrer, at samarbejdspartnernes niveau for beskyttelse af dine personoplysninger overholder de krav, vi har opstillet i denne Privatlivspolitik, og i øvrigt gældende lovgivning.

Vi sælger ikke dine personoplysninger til tredjepart.

Samarbejdspartnere uden for EØS:

I visse tilfælde kan dine data blive overført til et land uden for EØS (det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde). Når vi samarbejder med leverandører i lande uden for EØS, benytter vi som udgangspunkt EU-Kommissionens standardkontrakter (SCC) som publiceret af Kommissionen, som kontraktgrundlag. Det sikrer de fornødne garantier for beskyttelsen af dine oplysninger.

Visse amerikanske virksomheder er certificeret under den databeskyttelsesordning som EU og USA har indgået aftale om, kaldet Privacy Shield, der bl.a. fastsætter et stærkt sæt af databeskyttelsesregler og sikkerhedsforanstaltninger. De amerikanske virksomheder, der tilslutter sig ordningen, er forpligtet til at overholde disse regler og foranstaltninger. Virksomheder tilsluttet ordningen i USA kan frit indgå samarbejdsaftaler med europæiske virksomheder, og her er EU-Kommissionens standardkontrakt ikke nødvendig. Gå til www.privacyshield.gov for at få mere at vide om Privacy Shield-programmet.

Vi har indgået aftale med følgende leverandører uden for EØS:

USA
  • Microsoft Office 365 – cloudleverandør for vores Officepakke. Microsoft er Privacy Shield-certificeret. Se information om Microsofts privatlivspolitik her
  • Google - indsamling af besøgsstatistik og i den forbindelse videregivelse af IP-adresser til Google. Google kan også videregive oplysningerne til tredjepart, hvor loven kræver dette, eller til tredjepart som udfører opgaver for dem. Google er Privacy Shield-certificeret. For information om Googles privatlivspolitik klik her
  • Facebook Inc. som underleverandør til Facebook Ireland - markedsføring af vore produkter. Facebook Inc. er Privacy Shield-certificeret. Se Facebooks privatlivspolitik her
Pakistan
  • Synergy IT i Pakistan - udvikling, test og drift af vores softwareplatfom. Vi har indgået en databehandleraftale med Synergy IT på Kommissionens standardkontrakt.

Opbevaring af dine oplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt i denne Privatlivspolitik.

Medmindre der er særlige grunde til at opbevare oplysningerne i en længere periode, vil personoplysninger generelt blive gemt i vores økonomisystemer i 5 år efter seneste køb, således at bogføringslovens krav overholdes. Derefter vil oplysningerne blive slettet.

I vores øvrige systemer opbevarer vi oplysningerne så længe du er medlem af Gyldendals Bogklubber og i to år efter din udmeldelse, således at vi kan overholde vores forpligtelser i tilfælde af eventuelle reklamationer efter købeloven. Hvis du ved din udmeldelse af klubben har givet samtykke hertil, opbevarer vi fortsat dine oplysninger med henblik på at kunne kontakte dig med gode tilbud fra Gyldendal A/S.

Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder, når vi behandler dine personoplysninger:
  • Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger. (Husk, at du altid selv kan ajourføre dine oplysninger ved at logge ind på siden ”Min Konto”)
  • Du har ret til at modsætte dig behandlingen af din personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset
  • Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring
  • Du har ret til at tilbagekalde dit samtykke, såfremt behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlinger foretaget inden tilbagekaldelsen af dit samtykke
  • Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet)
  • Du kan til enhver tid indgive en klage til en databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet
Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til at få dine personoplysninger slettet med det samme, da dette kan afhænge af omstændigheder og gældende lovgivning i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Sådan anmoder du om effektuering af dine rettigheder:

Vi beder dig sende din anmodning skriftligt til:

bogklub-gdpr@gyldendal.dk mærket ”Persondata” eller pr. brev til:

Gyldendals Bogklubber
”Persondata”
Postbox 176
1005 København K

I anmodningen beder vi dig oplyse dit navn, e-mailadresse, medlemsnummer og evt. telefonnr., samt at angive så præcist som muligt, hvad din anmodning drejer sig om.

Bemærk venligst, at vi kan bede dig verificere din identitet, før vi kan behandle din anmodning.

Hvis du er utilfreds med den måde, Gyldendals Bogklubber behandler dine personoplysninger på, kan du klage til os på ovenstående adresse. Du kan også til enhver tid indgive en klage til Datatilsynet på www.datatilsynet.dk.

Ændring af denne privatlivspolitik

Øverst i denne Privatlivspolitik kan du se datoen for den seneste opdatering. Vi vil løbende opdatere politikken. I tilfælde af væsentlige ændringer vil vi sørge for at oplyse dette ved en synlig meddelelse på vores hjemmeside.